Nieuws en blog

Terug naar het overzicht
intranet

3 tips om snel aan de slag te gaan met intranet

Hoe communiceer je het meest effectief met je collega's? Voor grote organisaties is dat vaak een uitdaging, omdat zij te maken hebben met veel medewerkers, partners en wellicht andere belanghebbenden. Een intranet kan een uitkomst zijn: één plek voor alle interne communicatie. Denk aan nieuwsberichten, notulen van vergaderingen, gedeelde agenda's, adressen, een chatfunctie en veel meer. Hartstikke handig! Maar hoe begin je met een intranet?

Tegenwoordig zijn er veel aanbieders van intranetoplossingen te vinden. Vaak komen de functies van die systemen redelijk overeen, maar er zijn ook verschillen. Zo zijn er systemen die specifiek op bepaalde branches zijn gericht, waarbij van tevoren al rekening wordt gehouden met bepaalde onderdelen van het intranet, maar er bestaan ook systemen die geheel naar wens zijn te bouwen.

Wanneer je aan de slag gaat met een intranetoplossing, zijn drie dingen belangrijk:

  1. Bepaal je behoeften. Waarvoor wil je het intranet gebruiken? Het is nogal een verschil of je alleen maar met je collega’s wil chatten of ook administratie wil kunnen doen of agenda’s en documenten wil delen. Vraag ook collega’s waar hun behoeften liggen als het gaat om intern communiceren met elkaar. Nog een aantal vragen die je jezelf kan stellen: wil je alleen informatie aanbieden, het ook beschikbaar stellen en/of actief zenden? Of wil je naast informeren juist ook interactie tot stand brengen tussen bijvoorbeeld managers en medewerkers en onderling als collega’s? Of zie je het puur als een zakelijk instrument voor het effectief maken van processen en procedures? Of vind je het belangrijk dat het een platform is wat leeft onder de medewerkers (vanwege smoelenboek, verjaardagen/jubilea, chats, polls, foto’s en video’s etc.)? Jouw wensen bepalen mede met welke aanbieder je in zee gaat en hoe het systeem eruit komt te zien. Bij de keuze van de aanbieder is van belang wat voor diensten deze biedt (sec ICT leverancier die ‘dozen schuift’ of service leverende partij die intranet helpt inrichten én onderhouden, ook op contentvlak) en of deze ervaring heeft met de specifieke toepassing die je voor ogen hebt.
  2. Breng in kaart wat je nodig hebt. Wanneer je weet wat de wensen en behoeften zijn van jou en je collega’s, kun je wat concreter worden. Wat heeft een intranetsysteem nodig om aan die wensen en behoeften te voldoen? Denk aan het aantal gebruikers, welke rollen deze gebruikers moeten hebben en of er groepen gebruikers zijn die in een afgesloten omgeving documenten moeten kunnen delen en discussiëren. Maar bedenk ook welke modules het systeem nodig heeft, zoals een gedeelde agenda waar iedereen (of bepaalde personen) afspraken kunnen plannen. Misschien heb je ook wel een plek nodig waar iedereen het personeelshandboek, calamiteitenplan en declaratieformulier kan vinden? Andere voorbeelden van modules zijn een forum, adressenboek, helpdesk en urenregistratie. Probeer ook te bedenken wat de kosten mogen zijn. Kijk eens wat een intranet mag en gaat kosten per medewerker per maand. Als je klein begint en langzaamaan meer functionaliteiten wilt gebruiken, is het prijsniveau dan nog steeds oké?
  3. Begin gewoon. Als je weet wat je behoeften zijn en wat je nodig hebt, kun je de aanbieder kiezen die het beste bij deze wensen past. Kies een partij die ervaring heeft in jouw sector en bekijk het totale plaatje. Hoeveel consultancy ga je per partij nodig hebben? Probeer niet te lang bezig te zijn met voorbereidingen, maar ga ook echt aan de slag. Maak de eerste gebruikers aan en test daar alvast mee hoe het is om alle modules te gebruiken. Als je zelf weet hoe het werkt kun je anderen immers ook het beste helpen.

Ook voor verenigingen

Een intranet is bovendien niet alleen handig voor bedrijven, maar ook voor verenigingen. Het wordt dan ‘extranet’ genoemd. Het is een besloten webomgeving waarin besturen en commissies gezamenlijk aan projecten en documenten werken en de leden aangesloten houden.

Paperclip Portal

Wist je dat BranchePartners ook een intranet-/extranetoplossing aanbiedt? Met onze interactieve webportal  is samenwerken nu makkelijker dan ooit. De Paperclip Portal is een besloten online platform waarop leden van een organisatie of samenwerkingsverband met elkaar communiceren en kennis delen. Een keer uitproberen? Dat kan. Mail naar info@branchepartners.nl

Blog - 21 mei 2018, geplaatst door BranchePartners
Plaats een reactie
BranchePartners

Hoofdveste 32 b
3992 DG Houten
info@branchepartners.nl

Bel ons voor direct contact:
088 804 05 06

Nieuwsbrief
Statuten en Huishoudelijk reglement
BranchePartners op social media